Zásady zpracování osobních údajů

Vážíme si vaší důvěry. Tady najdete srozumitelně, jaké osobní údaje o vás zpracováváme, proč, na jakém právním základě, jak dlouho a jaká máte práva. Řídíme se nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a v případě cookies zákonem č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích.

Zásady platí pro návštěvníky webu ServisProfi.cz, zájemce o naše služby a zákazníky, včetně kontaktních osob firem a institucí.

1. Kdo vaše údaje zpracovává

Správcem osobních údajů je ServisProfi s.r.o., IČO 244 77 648, se sídlem Zbraslavská 12/11, Malá Chuchle, 159 00 Praha 5, zapsaná v OR u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 441839.

S čímkoli ohledně osobních údajů nám napište na info@servisprofi.cz, zavolejte na +420 604 913 683 nebo pošlete dopis na adresu sídla. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám to čl. 37 GDPR neukládá.

2. Jaké údaje zpracováváme a proč

Poptávka, kalkulace a kontaktní formulář

Když nám pošlete poptávku přes formulář nebo kalkulaci, zpracováváme jméno, e-mail, telefon, vybranou službu, vaši zprávu a parametry z kalkulace (rozsah, variantu, doplňky, termín a orientační cenu). Údaje potřebujeme, abychom vám odpověděli, připravili nabídku a domluvili prohlídku.

Žádost o zavolání zpět, telefonát a e-mail

Když nám necháte telefonní číslo, zavoláte nebo napíšete, zpracováváme údaje, které nám sami sdělíte, a záznam o tom, kdy a jak jsme vás kontaktovali.

Zákaznická karta

Pro každého zákazníka vedeme kartu s kontaktními údaji, adresou, u firem s IČO, DIČ a kontaktními osobami, a s historií poptávek, nabídek, zakázek, faktur a odeslaných e-mailů. U firem si název, IČO a sídlo můžeme doplnit z veřejného registru ARES, který provozuje Ministerstvo financí.

Nabídka a její schválení

Nabídku vám pošleme e-mailem s osobním odkazem. Zaznamenáme, kdy jsme ji odeslali a kdy jste ji otevřeli. Když nabídku schválíte nebo odmítnete, uložíme jméno, které vyplníte, podpis, pokud ho připojíte, datum a čas, IP adresu, ze které rozhodnutí přišlo, otisk dokumentu (kontrolní součet SHA-256, který dokládá, jakou podobu nabídky jste schválili) a vaši poznámku. Pokud nabídku schválíte po telefonu, zapíšeme to my s datem a časem. Na nabídku, na kterou jste zatím neodpověděli, vám můžeme poslat připomínku. Připomínky si můžete odhlásit jedním tlačítkem přímo v e-mailu.

Realizace zakázky a stavební deník

Ke zakázce zpracováváme adresu místa realizace, termíny, popis prací, použitý materiál a domluvené změny. Průběh prací zapisujeme do stavebního deníku, včetně fotografií z místa realizace. Na fotkách může být vidět interiér vašeho bytu, domu nebo provozovny. Fotky pořizujeme jen kvůli dokumentaci provedené práce, na web ani do referencí je bez vašeho svolení nedáváme. Pro záznam počasí a ověření, že zápis vznikl na místě, převádíme adresu realizace na zeměpisné souřadnice.

Faktury a platby

Pro vystavení zálohy, faktury a dobropisu zpracováváme fakturační údaje (jméno nebo název, adresu, IČO a DIČ), položky, částky a záznamy o přijatých platbách. Fakturu vám pošleme e-mailem s osobním odkazem a QR kódem pro platbu. Při prodlení s úhradou vám pošleme upomínku.

E-maily, které vám posíláme

Posíláme vám jen e-maily, které souvisí s vaší poptávkou, nabídkou, zakázkou nebo fakturou. Obchodní sdělení ani newsletter neposíláme. O každém e-mailu si ukládáme, komu a kdy odešel, jeho obsah, a podle informace od doručovací služby, zda byl doručen, otevřen a zda jste klikli na odkaz v něm. Podle toho poznáme, jestli vám zpráva dorazila, a nebudeme vás zbytečně kontaktovat znovu. E-maily načítají písmo ze služby Google Fonts, váš poštovní program se proto při zobrazení spojí se serverem Google.

Ochrana webu a provoz

Aby nám roboti nezahltili formuláře, krátkodobě si pamatujeme IP adresu, ze které poptávka nebo rozhodnutí o nabídce přišlo, a z jedné adresy přijmeme jen omezený počet za krátkou dobu. Poskytovatel hostingu běžně zaznamenává technické údaje o přístupu na web (IP adresu, čas, prohlížeč) kvůli bezpečnosti a provozu.

3. Na jakém právním základě

Jednání o smlouvě a její plnění (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR): vyřízení poptávky, nabídka, její schválení, prohlídka, provedení zakázky, stavební deník a předání díla. Bez těchto údajů vám nabídku připravit ani zakázku provést nemůžeme.
Plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR): vystavení a uchování účetních a daňových dokladů podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a daňových předpisů.
Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR): ochrana webu před zneužitím, zabezpečení, doložení obsahu schválené nabídky a provedené práce, vyřízení reklamací, vymáhání neuhrazených faktur a obhajoba našich právních nároků, připomínka nevyřízené nabídky, sledování doručení e-mailů a vedení zákaznické karty s historií spolupráce. Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete kdykoli vznést námitku.
Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR): analytické a marketingové cookies a zveřejnění fotek z vaší zakázky v referencích. Souhlas můžete kdykoli odvolat, odvolání nemá vliv na zpracování před ním.

4. Jak dlouho údaje uchováváme

Poptávky a nabídky, ze kterých zakázka nevznikne: 12 měsíců od posledního kontaktu, abychom mohli navázat, pokud se ozvete znovu.
Údaje k uskutečněné zakázce, schválená nabídka, stavební deník s fotkami a historie e-mailů: po dobu plnění zakázky a záruky a poté ještě 3 roky kvůli možným nárokům z ní (promlčecí lhůta podle občanského zákoníku).
Účetní a daňové doklady: po dobu stanovenou zákonem o účetnictví a daňovými předpisy (zpravidla 5 až 10 let od konce účetního období).
Záznam o odhlášení připomínek: po dobu vedení vaší zákaznické karty, abychom vám připomínky znovu neposlali.
IP adresa pro omezení počtu odeslání: 10 minut.
Vaše volba cookies: 6 měsíců, potom se vás zeptáme znovu.
Smazané záznamy zůstávají v koši 30 dní, aby šlo opravit omyl, potom se odstraní.

Po uplynutí doby údaje smažeme nebo anonymizujeme tak, že už nejde zjistit, komu patřily.

5. Komu údaje předáváme

Vaše údaje neprodáváme a nepředáváme nikomu za účelem marketingu. K údajům mají přístup jen naši pracovníci a spolupracující řemeslníci, a to jen v rozsahu své role (řemeslník vidí jen zakázky, na kterých pracuje). Údaje zpracovávají i naši dodavatelé jako zpracovatelé podle čl. 28 GDPR, jen v rozsahu nutném pro jejich službu a na základě smlouvy:

Vercel Inc. (hosting webu a administrace, servery ve Frankfurtu nad Mohanem),
Neon (databáze, servery ve Frankfurtu nad Mohanem),
Vercel Blob (úložiště fotek a dokumentů, servery ve Frankfurtu nad Mohanem),
Resend (doručování e-mailů a informace o doručení, otevření a prokliku),
poskytovatel e-mailové schránky,
účetní a daňový poradce,
správce webu a jeho technické podpory.

Adresu místa realizace posíláme službě Nominatim (OpenStreetMap Foundation), která ji převede na zeměpisné souřadnice, a samotné souřadnice službě Open-Meteo pro údaj o počasí. Jméno ani jiné údaje těmto službám nepředáváme.

Údaje můžeme předat také orgánům veřejné moci, soudům nebo advokátovi, pokud nám to ukládá zákon nebo je to nutné k uplatnění našich nároků. Aktuální seznam zpracovatelů vám na požádání sdělíme.

6. Předávání mimo Evropskou unii

Databáze, soubory a servery webu jsou v Evropské unii. Někteří poskytovatelé jsou ale společnosti se sídlem ve Spojených státech a mohou mít k údajům přístup odtamtud, typicky při technické podpoře nebo doručování e-mailů. V takovém případě je předání chráněno rozhodnutím Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework) nebo standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí. Služba Nominatim je provozována ve Spojeném království, pro které Evropská komise rozhodla o odpovídající ochraně.

7. Cookies a obsah třetích stran

Nezbytné údaje ukládáme ve vašem prohlížeči vždy: vaši volbu cookies a po odeslání poptávky její stručné shrnutí pro děkovací stránku, které se smaže zavřením okna. Analytické a marketingové cookies použijeme jen s vaším souhlasem. Podrobnosti a změnu nastavení najdete na stránce Cookies.

Mapu Google na stránce Kontakt načteme až po kliknutí na tlačítko pro zobrazení mapy. Teprve potom se váš prohlížeč spojí se službou Google Maps, kterou provozuje Google Ireland Limited a která se řídí vlastními zásadami ochrany soukromí.

Odkazy na naše profily na Facebooku a Instagramu vedou na weby společnosti Meta. Dokud na ně nekliknete, žádné údaje jim náš web nepředává.

8. Vaše práva

Přístup (čl. 15 GDPR): můžete zjistit, jaké údaje o vás zpracováváme, a získat jejich kopii.
Oprava (čl. 16 GDPR): nepřesné nebo neúplné údaje opravíme.
Výmaz (čl. 17 GDPR): údaje vymažeme, pokud už je nepotřebujeme nebo nám je nepřikazuje uchovat zákon.
Omezení zpracování (čl. 18 GDPR): můžete požádat, abychom údaje dočasně jen uchovávali.
Přenositelnost (čl. 20 GDPR): údaje, které jste nám poskytli, vám předáme ve strojově čitelné podobě.
Námitka (čl. 21 GDPR): proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku. Zpracování ukončíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy, nebo pokud údaje nepotřebujeme k uplatnění právních nároků.
Odvolání souhlasu (čl. 7 odst. 3 GDPR): souhlas s cookies odvoláte v nastavení cookies v patičce webu, souhlas se zveřejněním fotek e-mailem. Odvolání nemá vliv na zpracování před ním.

Žádost pošlete na info@servisprofi.cz nebo na adresu sídla. Vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; u složitých žádostí můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás budeme informovat. Vyřízení je zdarma. Pokud budeme potřebovat ověřit vaši totožnost, ozveme se.

Pokud máte za to, že s vašimi údaji nakládáme v rozporu s právem, můžete podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz. Budeme rádi, když se nejdřív obrátíte na nás, ať to můžeme napravit.

9. Zabezpečení

Web i administrace běží výhradně přes šifrované spojení HTTPS. K administraci mají přístup jen pověření lidé s vlastním účtem, silným heslem a u majitele povinným dvoufázovým ověřením, každý vidí jen to, co potřebuje pro svou práci, a změny se zapisují do historie. Odkazy na nabídky a faktury obsahují náhodný klíč, vyhledávače je neindexují. Fotky a dokumenty zakázek jsou v neveřejném úložišti a otevře je jen přihlášený pracovník s oprávněním. Formuláře ověřujeme na serveru a chráníme je proti robotům.

Automatizované rozhodování ani profilování podle čl. 22 GDPR neprovádíme, cena z kalkulace je jen orientační a konečnou nabídku vždy připraví člověk.

10. Povinnost poskytnout údaje

Poskytnutí údajů je dobrovolné. Bez kontaktního údaje vám ale nemůžeme odpovědět a bez údajů potřebných k zakázce a fakturaci s vámi nemůžeme uzavřít a splnit smlouvu.

11. Účinnost a změny

Tyto zásady jsou účinné od 8. 10. 2026. Pokud je změníme, zveřejníme novou verzi na této stránce.